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La compañía multinacional Yooz, especializada en soluciones de gestión financiera, ha elaborado una guía práctica que simplifica enormemente la adopción de un proyecto de automatización del proceso habitualmente manual de las Cuentas a pagar y en el que intervienen diferentes agentes y mucho papel, desde la realización del pedido de compra hasta el momento del “páguese” de la factura del proveedor.

La digitalización de todo el proceso supone además una mejora competitiva que añade otra serie de ventajas al área financiera. Según la consultora Paystream Advisors [1], y dependiendo del grado de madurez digital de las empresas, el impacto del uso de soluciones de automatización en la reducción de los costes y los plazos entre su recepción y aprobación final varía de los 45 días de media en empresas poco tecnificadas, con un coste de gestión de 14,12 euros, a los 5 días en las empresas más automatizadas, reduciendo el coste de tramitación a solo 2,22 euros.

En medio, se encuentran la mayoría de las empresas que combinan aún procesos basados en el papel con otros informatizados, y que el estudio de Paystream Advisors cifra en un promedio de 23 días el tiempo de tramitación y de 6,32 euros el coste por factura. Para CapGemini Consulting [2], en un estudio similar entre CFOs, la automatización de las Cuentas a pagar lograba una reducción de costes del 71%. Y es que la gestión de contactar con los proveedores representa hasta el 41% del tiempo de un contable, mientras que la gestión de los retrasos en los pagos o las facturas en disputa consume un 31% de su tiempo.

“Pero no nos quedemos solo en ‘cifras y letras’. El mundo está transformándose aceleradamente, y la pandemia ha demostrado que las empresas mejor preparadas para afrontar los nuevos retos del presentes y por venir son las que han llevado a la nube buena parte de su desempeño facilitando el teletrabajo y el acceso múltiple ‘ATAWADAC’ (Any Time, Any Where, Any Device, Any Content); las que basan su estrategia de negocio en la extracción de valor del dato a través de la Inteligencias Artificial, en el mejor conocimiento del cliente, de sus expectativas, y de colmar su experiencia. Así mismo, está en la adopción de herramientas de pago por uso que otorguen flexibilidad, agilidad y escalabilidad”, señala Magali Michel, directora de Yooz.

“La creciente ‘uberización’ de la economía está abriendo una brecha entre los innovadores que toman distancia y el mainstream que se ve frenado por el incremento de costes de todo tipo”. Y añade la directiva: “Sin ir más lejos, las empresas inmersas en un proceso de transformación digital muestran un crecimiento hasta 6 veces superior y son de promedio un 25% más rentables que las que se han quedado ancladas en un planteamiento tradicional. Algunos elementos parecen demostrar que el uso de las tecnologías digitales constituye una potente palanca para (re)encontrar las condiciones de la competitividad”.

Las claves del éxito
Ante estos grandes desafíos de digitalización de las empresas es fácil sentirse un poco perdido y desorientado. ¿Por dónde empiezo? ¿Por dónde sigo? ¿Qué me va a costar? Según cuenta Yooz en su guía práctica [3], “lo importante es dar un primer paso porque quienes cuenten con el apoyo de la tecnología, serán quienes ‘sobrevivan’ y logren diferenciarse de su competencia. Además, no es tan complicado de comenzar como se cree”. Lo importante es encontrar a la persona o el equipo que lidere este cambio, y por sus funciones y atribuciones, es el director del área financiera y contable el candidato ideal. Ya son muchos los procesos telemáticos a los que están obligadas las empresas en sus relaciones con la Agencia Tributaria o con sus bancos, por lo que esto ya sirve de punto de partida de un plan de transformación digital más ambicioso.

“Cuando hablamos de transformación digital en general, todo parece muy abstracto y poco claro acerca de cómo implementarla, cuándo, porqué, por dónde empezar, etc. Además, no todas las empresas tienen el mismo plan de transformación digital que se pueda simplemente copiar y ya. Cada empresa tendrá su camino a seguir según cuál sea cuenta punto de partida, su sector de actividad, sus necesidades, sus objetivos, entre otros”, señala Magali Michel. “Sin embargo, armar e implementar un plan de transformación digital en la empresa es mucho más fácil de lo que se cree y es bastante sencillo dar ese primer paso”.

Yooz lo resume en siete puntos a tener en cuenta en la elaboración de este primer proyecto de digitalización, a saber:

#1 Privilegiar las tecnologías Cloud en modo SaaS
#2 Facilitar y fomentar el uso de la solución por el equipo financiero
#3 Asegurar el rendimiento de la automatización
#4 Asegurar la confidencialidad y seguridad de los datos
#5 Privilegiar su integración con otras tecnologías preexistentes en la empresa
#6 Agilizar y simplificar el proceso de validación con worflows inteligentes
#7 Acceder a datos en tiempo real para la gestión financiera informada

“La transformación digital de las empresas, y más concretamente la función financiera, ya no puede esperar más y la buena noticia es que es fácil, rápido y simple de hacer si preparamos un plan de implementación centrado en lograr ‘victorias rápidas’ con objetivos realizables. ¡Llegó el momento de dar el paso!”, concluye Magali Michel.

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